Kompleksowy przewodnik po akcie notarialnym: Kluczowe informacje i praktyczne porady

Akt notarialny to dokument prawny, który niemal każda dorosła osoba musi podpisać chociaż raz w swoim życiu. Często stanowi on dodatkową formę bezpieczeństwa w przypadku transakcji o dużym ryzyku, dlatego jest spisywany nawet wtedy, gdy nie jest wymagany prawnie. W artykule dokładnie opiszemy, jak powinien wyglądać akt notarialny, jakie dokumenty są potrzebne do jego sporządzenia, a także co może podważyć jego ważność.

Co to jest akt notarialny?

Akt notarialny to szczególny rodzaj dokumentu urzędowego, który jest sporządzany przez notariusza występującego w roli osoby zaufania publicznego. Jest oficjalnym oświadczeniem woli sporządzanym, którego wymaga prawo (Kodeks Cywilny). Akt musi być sporządzony w języku polskim.

Co powinien zawierać akt notarialny?

Notariusz najczęściej samodzielnie przygotowuje treść aktu notarialnego, jednak Prawo o notariacie (Art. 92 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r.) określa niezbędne elementy aktu notarialnego:

1. Dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a na żądanie stron – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu notarialnego;
2. Miejsce sporządzenia aktu;
3. Dokładne dane notariusza, takie jak: imię, nazwisko, siedzibę kancelarii notarialnej, a jeśli akt sporządza osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza, to również imię i nazwisko tej osoby;
4. Dokładne dane stron umowy: w przypadku osób fizycznych wystarczy imię, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, a w przypadku firm/podmiotów prawnych imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, nazwę firmy i adres siedziby;
5. Oświadczenia stron;
6. Na żądanie stron: stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
7. Stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
8. Podpisy osób biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
9. Podpis notariusza.

Jakie czynności prawne wymagają formy aktu notarialnego?

Polskie prawo cywilne określa czynności cywilnoprawne, w których sporządzenie aktu notarialnego jest obligatoryjne. Należą do nich:

• Umowa kupna i sprzedaży nieruchomości;
• Umowa o przedłużenie użytkowania wieczystego;
• Umowa darowizny (w przypadku braku takiej formy, darowizna mimo tego staje się ważna po jej wykonaniu, chyba że dotyczyła nieruchomości);
• Umowa o dział spadku, jeśli ten obejmuje nieruchomość;
• Umowa o zrzeczenie się dziedziczenia i ewentualne uchylenie takiej umowy;
• Akt poświadczenia dziedziczenia;
• Testament notarialny;
• Umowy rozdzielności majątkowej lub wspólności majątkowej małżeńskiej;
• Umowa zbycia ekspektatywy własności powstałej na podstawie umowy o budowę lokalu przez spółdzielnię mieszkaniową;
• Umowa zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
• Oświadczenie właściciela nieruchomości, który ustanawia na niej ograniczone prawo rzeczowe (np. ustanowienie hipoteki w akcie notarialnym).

W przypadku przedsiębiorców prowadzących spółki partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne czy z ograniczoną odpowiedzialnością, umowy założenia ww. spółek wymagają sporządzenia aktu notarialnego.

Uwaga: Jeśli ustawa przewiduje dokument w formie aktu notarialnego dla danej czynności cywilnoprawnej, a wymóg ten nie został spełniony, to w świetle prawa dokonana czynność jest nieważna. Jeśli więc przykładowo, strony podpiszą dokument dotyczący zbycia nieruchomości w zwykłej formie pisemnej, to prawo własności nieruchomości nie zostaje przeniesione.

Oryginał a wypis aktu notarialnego

Oryginał aktu notarialnego jest tylko jeden i pozostaje w kancelarii, w której sporządzono akt notarialny. W archiwum kancelarii dostępny jest przez okres 10 lat, a następnie jest przekazany do właściwego Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego.

Strony umowy dostają sporządzony akt notarialny w formie wypisu. Za ich zgodą lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego wypis aktu notarialnego może zostać wydany także innym osobom. Co ważne, postanowienie sądu nie podlega zaskarżeniu.

Każdy z wypisów powinien być dosłownym powtórzeniem oryginału. Na dole dokumentu zaznaczone zawsze jest kiedy i komu ten wpis wydano, a te informacje są potwierdzone pieczęcią kancelarii notarialnej i podpisem notariusza.

Dlaczego na wypisie są różne numery aktu notarialnego?

Na pierwszej stronie wypisu aktu notarialnego w lewym górnym rogu znajduje się numer pod jakim zarejestrowano oryginał aktu notarialnego. W klauzuli na ostatniej stronie znajduje się numer pod jakim został zarejestrowany wypis aktu notarialnego. Jest to konieczne, gdyż sporządzenie wypisu jest odrębną czynnością notarialną, która także musi być zarejestrowana.

Każdy wypis aktu notarialnego ma indywidualny numer.

Czy akt notarialny jest aktem własności?

Nie. Akt notarialny to wyłącznie oficjalne oświadczenia stron, które zostały prawnie zatwierdzone poprzez podpis notariusza w dniu określonym na dokumencie. Jednak od tego czasu dana nieruchomość mogła już wielokrotnie zmienić swojego właściciela.

Akt własności nieruchomości potwierdza wyłącznie wypis z księgi wieczystej.

Ile kosztuje akt notarialny?

Przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dn. 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej normuje koszt aktu notarialnego.

W § 3 ww. rozporządzenia możemy przeczytać, że wysokość taksy notarialnej wynosi:

• Od wartości do 3000 zł – 100 zł;
• Powyżej 3000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł;
• Powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł;
• Powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł;
• Powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł;
• Powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł;
• Powyżej 2 000 000 zł – 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (na przykład rodzica lub rodzeństwo przepisujące na siebie nieruchomość o wartości powyżej 2 000 000 zł) nie więcej niż 7500 zł.

Sprostowanie aktu notarialnego, czyli błąd w dokumencie

Czynności notarialne nie zawsze są wolne od błędów, a skutki takich pomyłek mogą być bardzo dotkliwe dla stron umowy. Skala skuteczności błędu zależy od tego, z jakim uchybieniem mamy do czynienienia.

Błędy w akcie notarialnym można podzielić na:

• oczywiste omyłki (np. błąd literowy, błąd rachunkowy czy błąd ortograficzny):
  • przed podpisaniem aktu – notariusz może skreślić nieprawidłowe słowa i zastąpić je prawidłową treścią, jednak poprawki należy omówić na końcu aktu przed złożeniem podpisu obu stron umowy. Co więcej, błędne wyrazy muszą zostać skreślone tak, żeby można było je odczytać.
  • po podpisaniu aktu notarialnego – można sprostować akt poprzez protokół prostujący, który ma formę aktu notarialnego. Notariusz umieszcza na nim nim informacje o omyłce i prawidłową treść, która jest wpisywana w jej miejsce. Co ważne, protokół prostujący nie ma żadnego określonego prawem terminu, więc można go wykonać zawsze.
• błędy istotne, czyli tzw. błędy dotyczące czynności prawnych (np. błąd w numerze księgi wieczystej czy błędne dane podmiotów biorących udział w akcie lub stron umowy):
  • przed podpisaniem aktu – podobnie jak w przypadku poprzednim notariusz może skorygować nieprawidłowe dane na dokumencie,
  • po podpisaniu aktu notarialnego – jest to znacznie trudniejsze do sprostowania, ale strona zainteresowana korektą błędu w akcie notarialnym ma kilka możliwości:
    • sporządzenie aneksu do aktu notarialnego – najprostszy sposób, lecz możliwy wyłącznie wtedy, gdy na podpisanie aneksu aktu notarialnego stawią się obie strony.
    • wytoczenie powództwa o ustalenie treści aktu notarialnego – postępowanie sądowe, którego celem jest jednoznaczne ustalenie istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego, jeśli treść spisanego aktu, budzi co do tego wątpliwości (np. podanie w akcie numeru innego niż w księdze wieczystej). Podstawą wytoczenia tego rodzaju powództwa jest. art. 189 k.p.c., zaś niezbędnym wymogiem jest istnienie interesu prawnego po stronie powoda.
    • wytoczenie powództwa o ustalenie nieważności czynności prawnej objętej aktem notarialnym – celem takiego powództwa jest uznanie czynności prawnej wskazanej a akcie za nieważną z powodu wad oświadczeń woli stron ujętych w akcie. Wady te mogą obejmować np. groźby, podstęp, pozorność czy błąd co do treści czynności prawnej. Jeśli zostanie ona za nieważną, to nie powoduje skutków prawnych i sąd uznaje ją za nieistniejącą.
    • wytoczenie powództwa o usunięcie niezgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym – jego podstawą jest art. 10 ust. 1 Ustawy o Księgach Wieczystych i Hipotece w sytuacji, w której błąd w akcie notarialnym staje się podstawą błędnego wpisu w księdze wieczystej.

Czy można unieważnić akt notarialny?

Tak. Unieważnienie aktu notarialnego odbywa się drogą sądową. Podstawą prawną do takich czynności jest Kodeks Cywilny (art. 82-88), w którym wymieniono tzw. wady oświadczenia woli. Należą do nich:

• brak świadomości lub swobody (art. 82 k.c.) – obejmuje np. choroby psychiczne, stany depresyjne, uzależnienia, otępienie, psychozy, zaburzenia pourazowe czy niedorozwój umysłowy;
• pozorne oświadczenia woli (art. 83 k.c.) – wada występuje, gdy druga strona wiedziała o pozorności oświadczenia;
• błąd istotny (art. 84 k.c.) – podpisany akt notarialny zawiera błąd istotny, więc składający oświadczenie działa pod oceną niezgodną z prawdą;
• podstęp – wprowadzenie jednej ze stron umowy w błąd w wyniku podstępu;
• groźby – oświadczenie woli wymuszono groźbą.

W jakim terminie można unieważnić akt notarialny?

Termin podważenia aktu notarialnego wynosi rok. W przypadku gróźb jest czas ten jest liczony od momentu, w którym ustał stan obawy, a z powodu błędu – od jego wykrycia ( art. 88 §2 k.c.).

Unieważnienie aktu notarialnego a zwrot nieruchomości

Jeśli sąd uzna, że sporządzony akt notarialny jest nieważny w wyniku ww. przyczyn, to cofa czynności cywilnoprawne związane z dokumentem. W przypadku sprzedaży nieruchomości konieczny będzie jej zwrot.

Zgubiony akt notarialny

Kancelaria notarialna ma obowiązek przechowywać dokument przez okres 10 lat od dnia, w którym nastąpiło podpisanie aktu notarialnego. W przypadku, gdy ten termin już minął, zagubiony akt notarialny będzie dostępny w Archiwum Ksiąg Wieczystych.

Ile kosztuje odpis aktu notarialnego?

Każda ze stron dostaje jeden odpis dokumentu w dniu spisywania aktu lub dzień do wykonaniu tej czynności. Kolejne kopie są płatne i zwykle wynoszą od 6 do 20 zł za każdą stronę dokumentu.

Akt notarialny a wpis do księgi wieczystej

W przypadku zbycia nieruchomości zawartej w formie aktu notarialnego notariusz ma obowiązek wysłać wniosek do sądu o wpis do księgi wieczystej bezpośrednio po sporządzeniu aktu. Sąd dokonuje zmian we wpisie ksiąg wieczystych w okresie od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Dokumenty potrzebne do sporządzenia aktu notarialnego

Do sporządzenia aktu notarialnego niezbędne są:

• Dowody osobiste lub inne dokumenty potwierdzające tożsamość stron.
• Dokumenty potwierdzające prawo własności nieruchomości (np. odpis z księgi wieczystej).

Zapłata za nieruchomość a akt notarialny

Zapłata za nieruchomość następuje zazwyczaj po sporządzeniu aktu notarialnego. Banki mogą udzielać promesy kredytowej, a w akcie notarialnym może być zawarta klauzula o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

Służebność w akcie notarialnym

Służebność to ograniczone prawo rzeczowe, które może być osobiste (przysługujące określonej osobie) lub gruntowe (przysługujące nieruchomości). Najczęściej dotyczy prawa przejazdu lub korzystania z nieruchomości.

Akt notarialny to kluczowy dokument w wielu aspektach życia prawnego. Znajomość jego elementów, kosztów oraz procedur związanych z jego sporządzaniem i unieważnianiem może znacząco ułatwić uczestnictwo w transakcjach prawnych i cywilnych.